合思·易快报无需报销解决方案，助力英格玛高效统筹实现降本增效目标

2月28日,中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》,作为影响中国未来发展的重磅文件,被业界评价为“数字挂帅时代来临”。伴随着大数据、云计算、AI等新兴技术蓬勃发展,有序推进财务数字化转型升级对企业发展起到显著的降本增效作用。尤其是组织架构复杂、人员规模庞大、系统关联控制薄弱的中大型企业,数字化需求更为迫切。

作为中国领先的人力资源外包服务机构、合思华东地区标杆客户,苏州英格玛服务外包股份有限公司(以下简称为“英格玛”)先后扎根于苏州、上海,形成双总部格局,旗下现拥有140+家分支机构、管理团队940多人、外派雇员10万+人、年培训及供应人才能力超过20万人。截至目前,英格玛已获得全国性荣誉 20+项,经全国总工会、全国工商联三部委联合评为“全国就业与社会保障先进民营企业”。

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组织复杂、人员多,业财痛点更明显

根据公司阿米巴战略要求,英格玛140+家分支机构需要独立核算,但所有的财务工作需集中到总部处理,财务部门工作量大、工作强度高。尽管此前,英格玛积极推进财务部门的信息化建设,由于内部共识、资金投入、人才储备等不足原因,导致起步较晚,诸多业财痛点亟待解决:

差旅报销效率低

销售业务员工分布区域广,纸质审批时效太长;发票需要员工手动核算税率税点后进行抵扣认证,容易出错

发票管理难

财务收到发票后,需要手工校验,工作量大;发票使用规范需要财务手动调整,影响报销整体进度

备用金核销难

事前借款多,收票后手工核销复杂,数据常出错、查账效率低

手工制证工作量大

每个月财务人员手工制作凭证,耗时耗力

财务数据分析滞后

由于报销、采购、支付、记账、归档等多系统存在数据孤岛,财务数据分析不能被有效整合,如果采用人工收集和计算,费时费力,时效性无法保障,更不能为公司管理经营决策提供有力支撑

英格玛财务信息化中心总监徐思泽表示:“针对公司遇到的业财融合痛点,我们想通过与行业领先的软件产品解决方案提供商合作,从向内灌输先进的产品理念、着眼长远的数字化收益,以及积极培养懂技术懂业务的复合型人才三个方面,提升企业整体财务数字化水平。同时,通过数字化建设,把业务操作节点内嵌到系统中,从而达到固化流程或者某些流程节点由系统自动执行的效果。这一过程中,实现数据的集中共享,全面监控企业的财务状况,既节省人力成本、提高流程效率,也能为经营管理的决策提供有效数据支撑。”

徐思泽

英格玛财务信息化中心总监

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数字费控加持,1+1>2

2019年,英格玛与国内领先的L4级无需报销解决方案提供商——合思·易快报达成合作,围绕英格玛存在业财痛点,按需分期建设实现:

1.规范报销审批流程,提升效率、避免合规风险

2.业务集成、钉钉集成,实现数据连通

3.强化资金管控,风险管控前置、提升资金效率

4.报销、支付、记账等流程自动化生成,减轻财务工作量

5.加强财务数据分析的及时性、有效性

基于无需报销的广泛连接能力,合思·易快报从系统层帮助英格玛实现费控报销系统与银企CBS系统、钉钉、用友NCC系统以及内部自研EIS业务系统等互联互通;功能层上,实现从费控报销到凭证对接、支付对接、费用标准和备用金等关联控制;数据层上,同步钉钉OA信息,自动补齐组织架构主管角色,建立审批关键节点和科目信息,实时同步更新高级财务报表;业务层上,规范各类费用模板,如差旅类、日常类、业务类,不同类别再细分至更小颗粒度分开管控。差旅补助、备用金额度分开管控,避免预算超标、费用浪费等。

“在选型费控供应商时,英格玛经历了多轮比较筛选,最终与合思·易快报达成合作。相较于传统软件,SaaS产品简单易用,省去购买硬件、建设机房等成本。项目前期,合思·易快报团队能快速明确差异和需求,与财务团队达成共识。项目中期建设与后期维护,也能及时响应、有效解决,保证产品稳定运行。”徐思泽还表示,“财务费控报销业务与合思· 易快报有效结合,发挥出了 1+1 >2 的作用,减少了重复工作、提高了工作效率、改进了工作方式。”

03

多业务应用场景,效果显著提升

合作至今,合思·易快报已累计完成英格玛财务部三期数字化建设,方案上线后不仅实现从单一系统到多业务系统集成转变,同时在规范报销流程、发票合规管理、业务单据穿透、备用金控制、差旅补贴控制等多个业务应用场景上带来显著提升。

引入移动报销,报销更规范、更透明、更及时

此前,英格玛采用线下纸质单据审批方式,由于分子公司分布在全国各地,报销周期一般在一到两周。倘若遇纸质单据不规范问题,需要退回修改时间更长、邮递成本更高。

引入移动报销,所有申请、借款、报销、对外付款均在线上提交、审批,设置多维度查找单据,审批消息可及时提醒;借款方便核销:如有备用金没还提交时会检查,审批人员也可以看到相关信息。全部线上后,报销时间一般缩短至两到三天,报销周期缩短至原先十分之一且邮递成本降为零。

170家法人发票校验自动处理,合规且高效

英格玛下属170家法人主体,月均处理单据5000+张、发票10000+张。系统自动进行发票验真、发票查重、发票连号,发票日期控制和发票抬头一致性校验等工作,发票管理效率得到极大提升,发票合规风险几乎降为零;此外,系统自动进行价税分离,无需员工手动计算,节省员工报销时间。

多系统集成,实现数据无缝流转

EIS业务系统支付单传递到合思·易快报审批,消息实时推送,审批效率更高。

连接银行支付CBS,通过一个U盾一个入口,管理集团所有账户,实现资金集中管理。支付对接减少人工线下二次核对,极大减少工作量和出错率,及时准确地保障每月140+家主体的发薪工作。

通过合思·易快报的EAI PRO插件与财务记账软件连接,费用报销数据一键生成记账凭证,减少财务人员手工录入凭证的工作量

加强暂支管控,备用金使用更合理

备用金额度分为部门与业务员两级,暂支额度可循环;利用个性化台账功能搭建,可实现借还全过程追溯和额度控制,有效降低企业资金风险,减少资金占用;通过报销额度以及部门暂支额度的设置,控制暂支款项的无序支出;可视化数据分析界面,查阅各部门借款的内容。

预置差旅补贴标准,确保不超标、更灵活

公司对出差员工给予适当补贴,但是补贴标准与员工职级和城市级别有关,且补贴申报遵循自愿原则。系统通过预置员工角色职级、城市级别等费用标准,自动计算补贴金额。员工自行填写但不可超过标准,进而达到补贴控制目的。

徐思泽认为:“财务部在依托公司发展战略与结合业务实际的基础上,着力打造了适合自身的数字化系统,并取得了阶段性成效。从传统的线下纸质报销单据到线上数字单据全程流转,适应了企业数字化转型趋势。与财务软件,银企直连打通壁垒,构建了多领域、跨系统的联动,对于财务数据的真实性、及时性、有效性得到大幅提高。这期间,员工也感受到数字化带来的便利,组织也看到数字化带来的收益。因此,我们一直在增购合思·易快报的订阅数量,从最初的200人扩容至如今的620人。”

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追求极致,向L4级无需报销看齐

数字费控上线后,英格玛在流程效率、系统集成、财务作业自动化、暂支管控和财务报表分析等方面有了大幅提升,但离申请、订购、验票、报销、支付、记账、归档全链路自动化的无需报销仍有一定距离。

目前,英格玛员工因公消费事项仍由个人垫付、事后凭票报销、财务复核收票等手工作业流程,财务需要花费大量时间核对消费信息、员工需要高额垫付,差旅预算执行较难控制;在档案管理方面,英格玛费用类业务单量大、全国分支机构多,纸质凭证装订工作量和存储成本不可小觑,据他测算,每年仅纸张成本支出约10万元、存储成本支出约22万元,合计32万元/年。而这部分费用完全可以通过建设统一的电子会计档案平台进行管理,免去后续大笔支出。同时,在国家宏观政策指引下,无纸化管理诉求愈发强烈,电子会计档案既有效降低企业综合成本,又提高企业档案的使用效率。

徐思泽表示:“后续英格玛财务部将持续推进财务数字化建设,在现有基础上,规划上线合思商城与合思·易会档产品。”未来,在合思全链路L4级无需报销解决方案加持下,英格玛将实现聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、数据归档的全链路数字化闭环。这不仅可以让员工因公消费实现无需垫资、无需开票、无需提单;让财务压力极致释放,数据流程安全合规;也可以让企业实现“事前、事中、事后”全流程费用管控,进一步提升财务数字化建设水平,达到更显著的降本增效目标。

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